Ao mesmo tempo em que a tecnologia evolui e melhora a experiência dos usuários, criminosos mudam suas técnicas e meios para obter dados e, assim, realizar ações fraudulentas, como pedidos de dinheiro e acesso indevido a contas bancárias. Por esse motivo, é importante que as pessoas estejam cada vez mais vigilantes para garantir a segurança on-line.
No caso dos documentos digitais, também é necessário ter atenção, ainda mais se tratar de algo que envolve dados particulares, como currículos, contratos, etc. A boa notícia é que existem maneiras de deixar esses arquivos mais protegidos, seja no próprio dispositivo ou na nuvem. Veja só!
Converta para PDF
Quando um arquivo está em Word, ele pode ser facilmente editado, e o criador não ter o controle sobre o que foi alterado. Não é à toa que empresas e instituições de ensino solicitam que o envio de arquivos seja feito no formato PDF, para assegurar que aquelas informações são confiáveis e não podem sofrer mudanças no caminho.
Além do mais, esse formato é pequeno e não sobrecarrega o sistema de quem o abre. Aliás, quando há a conversão de Word para PDF, é como se o documento fosse compactado, já que pode ficar muito menor.
Considerando essas questões, é válido só enviar e salvar arquivos em PDF. Caso o usuário não tenha o Adobe instalado para fazer a conversão direta na própria máquina, basta usar um conversor on-line.
Criptografe o arquivo
Para quem deseja criar uma camada extra de segurança, é interessante usar a criptografia, ou seja, proteger os documentos por meio de códigos. Na prática, o usuário não precisa criar nenhuma sequência, basta instalar ou ativar um programa que já faz isso automaticamente.
Ao criptografar uma pasta do computador, por exemplo, somente quem tiver a chave de acesso poderá visualizar o que há dentro dela. Ou seja, a criptografia é uma espécie de porta extra que só permite a entrada de quem tiver uma chave (senha).
Dependendo da versão do Windows, é possível criptografar as pastas ou documentos de maneira simples. O usuário deve clicar com o botão direito sobre o que quer proteger e depois em propriedades. Ele vai ver que tem um botão “Avançado” e é nele que deverá clicar. Em seguida, já verá a opção de criptografia para proteger os dados.
Caso o usuário não veja essa opção ou ela não esteja disponível, ele pode usar uma ferramenta externa, como Bitlocker, AxCrypt, entre outras. Vale notar que a senha da criptografia deve ser guardada em um local seguro e que só o dono do arquivo tenha acesso.
Utilize uma chave pública
Enquanto a criptografia é um tipo de chave privada, já que ninguém deve ter acesso, os certificados digitais são chaves públicas. Eles também criptografam os arquivos, porém, dessa vez, permitem que outras pessoas tenham acesso a eles, desde que comprovem a identidade.
Um exemplo bastante comum desse uso é na justiça brasileira. Os advogados devem enviar as petições com o certificado digital que possuem. Por esse motivo, somente outros advogados ou partes envolvidas conseguem ler todo o teor do documento, pois eles também terão uma chave privada (certificado).
Atualmente, existem leis que requerem o uso desse recurso para empresas enquadradas no Lucro Presumido. É possível que no futuro próximo haja cada vez mais necessidade de ter uma chave privada para garantir segurança a troca de informações confidenciais.
Programe backups automáticos
Fazer backup significa criar uma cópia do arquivo em outro local, que pode ser físico ou até mesmo na nuvem. Caso o documento seja corrompido ou perdido (inclusive deletado), será possível recuperá-lo de maneira fácil.
Como é normal se esquecer de fazer backups, o ideal é programar para que eles sejam realizados com alguma frequência. Dessa forma, não há o risco de deixar passar essa ação tão importante. Sem contar que os backups frequentes já incluirão os novos arquivos que estiverem sendo criados.
Limite o acesso
Outra maneira de garantir mais segurança e evitar que dados confidenciais sejam vazados é limitar o acesso ao arquivo. Além de só enviar o documento a quem precisar dele, é possível categorizar nele próprio o tipo de acesso que terão, como somente leitura.
Ao enviar algo em anexo, também vale usar os recursos do e-mail. No Gmail, por exemplo, existe o modo confidencial que não permite que os destinatários encaminhem, copiem ou, até mesmo, fazem o download do arquivo.
Embora não seja possível ainda proteger 100% as informações que são compartilhadas na internet, há muitas maneiras de mitigar os riscos e evitar que os dados caiam nas mãos erradas. Usar chaves públicas e privadas, limitar o acesso e fazer backups com frequência são as principais medidas que podem ser tomadas por todos.